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科研採購程序SOP(流程)

國立嘉義大學科學技術研究發展採購流程表

壹、小額科研採購:採購金額未達100萬元

一、採購金額未達15萬元-同本校一般性採購程序,請參考本校一般採購作業要點

(一)購核准後請廠商交貨或採購(同一般性採購程序)。

(二)安裝測試確認功能符合需求,請購單位自行辦理驗收及後續核銷作業。

    ※自行訪價並比較廠商報價之合理性,評估有否議價空間。

二、採購金額逾15萬元未達100萬元-購單位(即採購單位)自行辦理

(一)請購人填寫本校科研採購申請單:

 1.詳列採購品名、標的規格及數量等,並取得1家以上廠商報價單。

  採購內容如係辦理資訊、電訊或通訊設備有關採購,請妥為訂定採購標的之原產地及投標廠商資格(詳參-行政院公共工程委員會1071220日工程企字第1070050131號函)

  ※採購內容如涉及國家安全,不允許大陸地區廠商、第三地區含陸資成分廠商及在臺陸資廠商參與。

 2.至主計室網路請購系統列印財物購置修繕申請書。

 3.會辦研發處確認經費來源屬科研採購。

 4.會辦總務處並取得採購案號。

(二)校長或其授權人核准後,由請單位與廠商簽訂契約:

 1.底價訂定:請購人應依圖說、規範、契約,並考量成本、市場行情、各著名工廠廠價、同業公會牌價、過去採購紀錄、其他機構採購價格等,提出建議底價,交由請購單位主管核定。

 2.查詢拒絕往來廠商:於契約簽訂當日查詢並確認廠商非為拒絕往來廠商。請至政府電子採購網/採購輔助/廠商管理/拒絕往來廠商 辦理查詢作業。(或洽總務處協助查詢)


 3.查驗投標廠商資料,如投標廠商聲明書、公職人員及關係人身分關係揭露表(非屬公職人員或關係人者免填)等。

 4.契約得以採購紀錄替代之。(如需訂立契約得洽總務處協助辦理,協助審查各項文件並製作契約書稿及履約保證金繳款單等,由請購人轉交廠商)

 5.履約保證金及保固保證金由請購人視案件性質自行決定是否收取。

(三)將廠商報價單、投標廠商聲明書、公職人員及關係人身分關係揭露表(無者免附)、底價單、採購紀錄、財物購置修繕申請書及經費核定表等文件送總務處。

(四)驗收交貨安裝測試確認廠商履約完成,由請購單位自行辦理驗收,並作成書面紀錄(含功能測試單)。

(五)核銷:依規定辦理核銷作業。

(六)採購相關文件,除送主計室核銷外,請單位應自行保存1份備查。

   ※規格應詳列廠牌、品名及數量等,作為契約附件,據以驗收。

   ※國外採購免稅令請洽總務處辦理。

貳、採購金額100萬元以上未達政府採購協訂GPA門檻1,596萬元金額

一、公告審查

()訂有底價

1.詳列採購標的需求規格說明。

2.詳列採購標的審查須知(審查項目及配分)

3.取得1家以上廠商報價單。

4.人對於採購財物之規格或勞務之需求等若與廠商進行協商,作成書面紀錄,載明接觸對象、時間、地點及內容。

5.人在主計室網路請購系統網頁線上填寫並列印財物購置修繕申請書。

6.填寫本校科研採購申請單,採購方式選擇公開招標或限制性招標,並會辦研發處確認經費來源屬科研採購。

7.檢附1~6文件,會簽資產經營管理組確認財產分類,送事務組辦理。

8.事務組審查各項文件,製作招標文件。

9.事務組彙整採購相關文件會簽主計室,審核計畫科目及預算額度,控管計畫經費。

10.或其授權人核准後事務組辦理公告。

11.單位得視需要簽陳成立科研採購審查小組,奉核後成立審查小組及工作小組。

12.事務組會同請單位代表、監辦等相關人員辦理開標。

13.工作小組製作初審意見書,協助審查作業。(無則免)

14.審查小組辦理審查,評定優勝廠商。

15.審查結果簽請校長或其授權人核定優勝廠商。

16.事務組與優勝廠商議價或2家以上優勝廠商依序議價。

17.決標、簽約、交貨、驗收、付款及保固。

審查小組5人以上,成員由或其授權人核定。

採購案單純或有前例可循,審查小組於審查會議前成立;訂定或審查招標文件之審查項目、標準及評定方式有困難或疑慮者,於公告前成立審查小組協助之。

工作小組至少2人,協助辦理與審查有關之作業,且至少應有1具有採購專業人員資格。

二、限制性招標

()不公告

1.詳列採購標的規格。

2.取得1家廠商報價單。

3.人對於採購財物之規格或勞務之需求等若與廠商進行協商,作成書面紀錄,載明接觸對象、時間、地點及內容。

4.人在主計室網路請購系統網頁線上填寫並列印財物購置修繕申請書。

5.填寫本校科研採購申請單,採購方式選「限制性招標」;並會辦研究發展處確認經費來源屬科研採購。

6.填寫本校科研採購限制性招標理由說明書,勾選並說明事由。

7.檢附1~6文件,會簽資產經營管理組確認財產分類,送事務組辦理。

8.事務組審查各項文件,製作招標文件。

9.事務組彙整採購相關文件會簽主計室,審核計畫科目及預算額度,控管計畫經費。

10.校長或其授權人核准後邀請1廠商,會同申購單位代表、監辦等相關人員辦理議價。

11.簽約、交貨、驗收、付款及保固。

()公告(符合本校科學技術研究發展採購符合限制性招標事由第9或第10條者,應經公開客觀評選優勝廠商)

1.詳列採購標的需求規格說明。

2.詳列採購標的審查須知(審查項目及配分)。(無則免)

3.取得1家以上廠商報價單。

4.人對於採購財物之規格或勞務之需求等若與廠商進行協商,作成書面紀錄,載明接觸對象、時間、地點及內容。

5.人在主計室網路講購系統網頁線上填寫並列印財物購置修繕申請書。

6.填寫本校科研採購申請單,採購方式選「限制性招標」;並會辦研究發展處確認經費來源屬科研採購。

7.填寫本校科研採購限制性招標理由說明書,說明事由。

8.檢附1~7文件,會簽資產經營管理組確認財產分類,送事務組辦理。

9.事務組審查各項文件,製作招標文件。

10.事務組彙整採購相關文件會簽主計室,審核計畫科目及預算額度,控管計畫經費。

11.校長或其授權人核准後事務組辦理公告。

12.後續同上一、公告審查相關程序。

參、採購金額達政府採購協訂門檻金額(112-113年為1,596萬元)

無法採用科研採購,必須適用政府採購法公開招標。